Tietosuojaselosteet

Tietosuojaselosteet

  • Rovaniemen Järjestötalon verkkosivujen tietosuojaseloste
  • Rovaniemen Järjestötalon tilavarausten tietosuojaseloste
  • Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Rovaniemen Järjestötalon verkkosivujen tietosuojaseloste 1.4.2018


1. Rekisterinpitäjä

Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas
Kansankatu 8, 96100 Rovaniemi
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas
toiminnanjohtaja Suvimaria Saarenpää
p. 0400 350 978
suvimaria.saarenpaa(at)rovaniemenneuvokas.fi

3. Rekisterin nimi
Rovaniemen Järjestötalon verkkosivut

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa sekä Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry:n / Rovaniemen Neuvokkaan ja Järjestötalon verkkosivujen käyttäjien välille syntyvät palveluiden käyttöehtosopimukset.

Suostumukseen pohjautuen verkkosivuilla käsitellään ja julkaistaan Rovaniemen Järjestötalon toimintaan liittyvien yhteisöjen ja niiden edustajien yhteystietoja, tapahtuma- ja toimintakalentereihin ilmoitettuja tietoja (palvelussa määritellyin ja rajatuin ehdoin) sekä uutisia ja tiedotteita. Rekisteriin tallentuvia tietoja voivat olla esimerkiksi yhteisön nimi, yhteisön edustajan nimi, puhelinnumero, sähköposti tai muu yhteystieto.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ja tarkoituksena on myös verkkopalvelun ylläpitäjän ja verkkopalvelun loppukäyttäjää seuraavan palvelun välinen sopimus (Google Analytics). Yksittäisen loppukäyttäjän tietoja ei käsitellä tunnistettavasti. Lisäksi verkkopalveluun sijoitettujen yhteisöpalveluiden ja upotettujen palveluiden (Facebook, Twitter, Youtube) sisällöt keräävät loppukäyttäjistä henkilötietoja omien käyttöehtojensa mukaisesti, eikä Rovaniemen Järjestötalo –verkkopalvelun ylläpito käsittele kyseisiä tietoja. Yhteisöpalveluiden ja upotettujen palveluiden tietosuojakäytäntöihin voi tutustua kussakin palvelussa erikseen.

5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee Rovaniemen Järjestötalon verkkosivujen henkilörekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
– Yhteisön nimi
– Yhteisön yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite
– Rekisteröidyn suostumuksella kerätään tilavaraukseen liittyviä tietoja. Kyseisiä tietoja ovat tilaisuuden ajankohta, varauksen kesto, tapahtuman kuvaus, varattava tila ja mahdolliset lisätiedot

6. Tietolähteet
Rekisterinpitäjä saa tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Käsittelemme tietoja itse hyödyntämättä henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukollisissa tiloissa.

Kerättyjä henkilötietoja säilytetään 2 vuoden ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Tietoja säilytetään historiallista ja tieteellistä tutkimusta varten.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Rovaniemen Järjestötalon tilavarausrekisterin tietosuojaseloste 1.4.2018


1. Rekisterinpitäjä

Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas
Kansankatu 8, 96100 Rovaniemi
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas
toiminnanjohtaja Suvimaria Saarenpää
p. 0400 350 978
suvimaria.saarenpaa(at)rovaniemenneuvokas.fi

3. Rekisterin nimi
Rovaniemen Järjestötalon tilavarausrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa sekä Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry:n / Rovaniemen Neuvokkaan ja tilavaraajan välille syntyvä sopimus tilan käytöstä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tarjota eri yhteisöille mahdollisuus varata kokous- ja toimintatiloja Rovaniemen Järjestötalosta. Rekisteritietoja käytetään tilojen varaamiseen sekä tarvittaessa kokouskahvitusten järjestämiseen tiloja varaaville yhteisöille.

5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee Rovaniemen Järjestötalon tilavarausrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
– Yhteisön nimi
– Yhteisön yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– Rekisteröidyn suostumuksella kerätään tilavaraukseen liittyviä tietoja. Kyseisiä tietoja ovat tilaisuuden ajankohta, varauksen kesto, tapahtuman kuvaus, varattava tila ja mahdolliset lisätiedot
– Mikäli yhteisö tilaa tilaisuuteen kokoustarjoilut kerätään rekisteröidyn suostumuksella tilaisuuteen osallistuvien määrä, mahdolliset erityisruokavaliot sekä laskutustiedot (=yhteisön nimi ja sähköpostiosoite).

6. Tietolähteet
Rekisterinpitäjä saa tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Käsittelemme tietoja itse. Kahvitarjoiluihin liittyen luovutamme alihankkijalle vain välttämättömät tiedot, joita ovat tilausmäärä ja yksilöimättömät erityisruokavaliot. Emme luovuta alihankkijalle yhteisön nimeä tai muita yhteisöä koskevia yhteystietoja. Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukollisissa tiloissa. Yhteisön tehtyä sähköisen tilavarauksen ja hyväksyttyä käyttöehdot, tilavaraus siirtyy automaattisesti Järjestötalon verkkosivujen tapahtumakalenteriin hyväksytyillä tiedoilla. Hyväksynnän yhteydessä yhteisö hyväksyy myös tilavarauksen käyttöehdot sekä Rovaniemen Järjestötalon tilavarausrekisterin tietosuojaselosteen.

Tilavarausten varten kerättyjä tietoja säilytetään 2 vuoden ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste 1.4.2018

 

1. Rekisterinpitäjä
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas
Kansankatu 8, 96100 Rovaniemi
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas
toiminnanjohtaja Suvimaria Saarenpää
suvimaria.saarenpaa(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 0400 350 978

3. Rekisterin nimi
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä
jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi
ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat:
– Jäsenpalvelut
– Jäsenviestintä
– Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
– Varainhankinta
– Sähköinen ja suoramarkkinointi (vain suostumuksen antaneille)

5. Käsiteltävät henkilötiedot
Keskusjärjestön ylläpitämään jäsenrekisteriin tallennetaan paikallisen mielenterveysseuran
jäsentiedot seuraavasti:
– jäsenyyden alkamispäivä (jäsenen hyväksyminen paikallisen mielenterveysseuran  hallituksessa)
– nimi ja postiosoite
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– jäsenyystiedot (jäsenlaji)
– syntymävuosi
– ammatti
– jäsenmaksutiedot
– mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset

6. Tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Kyseessä on Suomen Mielenterveysseura liittoyhteisön keskitetty jäsenrekisteri.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas on jäsenrekisterin ylläpitäjä ja jäsentiedot tallennetaan Suomen Mielenterveysseuran keskitettyyn jäsenrekisteriin. Suomen Mielenterveysseura toimii jäsenrekisterin käsittelijänä laskuttaessaan jäsenmaksut, muuttaessaan jäsenten tiedot tai poistaessaan jäsenen yhteystiedot paikallisen mielenterveysseuran ilmoituksen mukaisesti. Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön että paikallisen mielenterveysseuran toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin
käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja
viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva
erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää
tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia
virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Paikallisen Mielenterveysseuran jäsenellä on milloin tahansa oikeus erota seuran jäsenyydestä ja pyytää tietojensa poistamista.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn
rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä
henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia.Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Jos Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas käsittelee henkilötietoja suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli
muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.